Numérisation croissante des activités et contexte économique se conjuguent pour trouver des outils afin de rehausser la productivité. Dans ce cadre, la gestion de contenu est devenue un outil essentiel pour atteindre son objectif.
En effet, avoir accès à l’information à temps réel et sur n’importe quel support est à l’heure actuelle une nécessité, selon le directeur général de SER France, Didier Papion. Pourtant, dans les PME, environ 80 % des données gérées sont non structurées. Ce type de données est le plus souvent contenu dans des enregistrements sonores, sur des fax, dans des emails ou encore dans des documents bureautiques.
Les outils non sécurisés trop utilisés
Sans disposer d’un outil de gestion de contenu, la circulation des informations se fait en général par emails avec les sites de l’entreprise, les partenaires et avec les clients ou encore entre les collaborateurs. Outre la perte de temps à l’envoi de ces emails, le risque est également la perte ou la duplication des données.
Notez cependant que ces informations ont utiles au bon fonctionnement de votre entreprise. Ainsi, il est essentiel de se tourner vers des solutions plus sécurisées comme le stockage des données sur un site distant. On peut aussi parfaitement opter pour la mise en place d’un référentiel des documents sur lequel les utilisateurs peuvent tous accéder.
Des données plus accrues avec la digitalisation des activités
Les données produites ne cessent d’augmenter, à cause notamment de la numérisation des activités. Il est souvent difficile de bien maîtriser ce « versionning ». Et avec la diversité des briques du système d’information, on a d’autant plus de difficulté à réaliser cette pratique.
De manière concrète, l’utilisation des moteurs de recherche est indispensable dans cette recherche. D’après une étude menée par CXP, environ 90 % des sociétés pointent du doigt le temps passé à réaliser des recherches de documents pour justifier un projet d’ECM.